BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Setiap kegiatan perlu diatur agar kegiatan berjalan tertib, lancar, efektif dan efisien. Kegiatan di sekolah yang sangat kompleks membutuhkan pengaturan yang baik. Keuangan di sekolah merupakan bagian yang amat penting karena setiap kegiatan butuh uang. Keuangan juga perlu diatur sebaik-baiknya. Untuk itu perlu manajemen keuangan yang baik. Sebagaimana yang terjadi di substansi manajemen pendidikan pada umumnya, kegiatan manajemen keuangan dilakukan melalui proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian, pengawasan atau pengendalian. Beberapa kegiatan manajemen keuangan yaitu memperoleh dan menetapkan sumber-sumber pendanaan, pemanfaatan dana (Lipham, 1985; Keith, 1991), pelaporan, pemeriksaan dan pertanggung jawaban.
Di dalam manajemen keuangan sekolah terdapat rangkaian aktivitas terdiri dari perencanaan program sekolah, perkiraan anggaran, dan pendapatan yang diperlukan dalam pelaksanaan program, pengesahan dan penggunaan anggaran sekolah. Manajemen keuangan dapat diartikan sebagai tindakan pengurusan/ ketatausahaan keuangan yang meliputi pencatatan , perencanaan, pelaksanaan, pertanggungjawaban dan pelaporan. Sebagai suatu lembaga pendidikan perlu ditingkatkan dan disesuaikan denagan kebutuhan dan perkembangan pembangunan disegala bidang baik segi sarana dan prasarana Pendidikan, fasilitas kerja maupun kesejahtraan yang layak bagi seluruh tenaga Pendidik. Untuk memenuhi sasaran tersebut sangat diperlukan biaya yang cukup dan administrasi yang tertib
B. Rumusan Masalah
Rumusan masalah dalam makalah ini adalah sebagai berikut.
1. Apa itu administrasi keuangan sekolah
2. Bagaimana seharusnya pengelolaan administrasi keuangan di sekolah
BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian Administrasi Keuangan Sekolah
Manajemen keuangan merupakan salah satu substansi manajamen sekolah yang akan turut menentukan berjalannya kegiatan pendidikan di sekolah. Sebagaimana yang terjadi di substansi manajemen pendidikan pada umumnya, kegiatan manajemen keuangan dilakukan melalui proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian, pengawasan atau pengendalian.
Beberapa kegiatan manajemen keuangan yaitu memperoleh dan menetapkan sumber-sumber pendanaan, pemanfaatan dana, pelaporan, pemeriksaan dan pertanggungjawaban (Lipham, 1985; Keith, 1991).
Menurut Depdiknas (2000) bahwa manajemen keuangan merupakan tindakan pengurusan/ketatausahaan keuangan yang meliputi pencatatan, perencanaan, pelaksanaan, pertanggungjawaban dan pelaporan Dengan demikian, manajemen keuangan sekolah dapat diartikan sebagai rangkaian aktivitas mengatur keuangan sekolah mulai dari perencanaan, pembukuan, pembelanjaan, pengawasan dan pertanggung-jawaban keuangan sekolah.[1]
Pembiayaan pendidikan hendaknya dilakukan secara efisien. Makin efisien suatu sistem pendidikan, semakin kecil dana yang diperlukan untuk pencapaian tujuan-tujuan pendidikan. Untuk itu, bila sistem keuangan sekolah dikelola secara baik akan meningkatkan efisiensi penyelenggaraan pendidikan. Artinya, dengan anggaran yang tersedia, dapat mencapai tujuan-tujuan pendidikan secara produktif, efektif, efisien, dan relevan antara kebutuhan di bidang pendidikan dengan pembangunan masyarakat. Untuk mencapai hal-hal seperti di atas maka diperlukan adanya proses merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengkoordinasikan, mengawasi, dan melaporkan kegiatan bidang keuangan agar tujuan sekolah dapat tercapai secara efektif dan efisien.
Melalui kegiatan manajemen keuangan maka kebutuhan pendanaan kegiatan sekolah dapat direncanakan, diupayakan pengadaannya, dibukukan secara transparan, dan digunakan untuk membiayai pelaksanaan program sekolah secara efektif dan efisien. Untuk itu tujuan manajemen keuangan adalah:[2]
1. Meningkatkan efektivitas dan efisiensi penggunaan keuangan sekolah
2. Meningkatkan akuntabilitas dan transparansi keuangan sekolah.
3. Meminimalkan penyalahgunaan anggaran sekolah.
Untuk mencapai tujuan tersebut, maka dibutuhkan kreativitas kepala sekolah dalam menggali sumber-sumber dana, menempatkan bendaharawan yang menguasai dalam pembukuan dan pertanggung-jawaban keuangan serta memanfaatkannya secara benar sesuai peraturan perundangan yang berlaku.
B. Pengelolaan Administrasi Keuangan Sekolah
1. Perencanaan administrasi keuangan sekolah
Perencanaan atau planning sebagaimana dikatakan oleh Luther M.Gulick: “Planning that is working out broad outline the things that need to be done and the methods for doing them to acomplish the purpose set for enterprise” (Percy E.Burrup, 1962: 114). Perencanaan adalah aktivitas atau kegiatan menyusun garis-garis besar yang luas tentang hal-hal yang akan dikerjakan dan cara-cara mengerjakannya untuk mecapai tujuan tertentu. Perencanaan dapat diartikan sebagai proses penyusunan berbagai keputusan yang akan dilaksanakan pada masa yang akan datang untk mencapai tujuan yang telah ditentukan.[3]
Beberapa hal yang perlu mendapat perhatian dalam menyusun rencana keuangan sekolah sebagai berikut.[4]
1) Perencanaan harus realistis
Perencanaan harus mampu menilai bahwa alternatif yang dipilih sesuai dengan kemampuan sarana/fasilitas, daya/ tenaga, dana, maupu waktu.
2) Perlunya koordinasi dalam perencanaan
Perencanaan harus mampu memperhatikan cakupan dan sarana/ volume kegiatan sekolah yang kompleks.
3) Perencanaan harus berdasarkan pengalaman, pengetahuan, dan intuisi.
Pengalaman, pengetahuan, dan intuisi, mampu menganalisa berbagai kemungkinan yang terbaik dalam menyususn perencanaan.
4) Perencanaan harus fleksible (luwes).
Perencanaan mampu menyesuaikan dengan segala kemungkinan yang tidak diperhatikan sebelumnya tanpa harus membuat revisi.
5) Perencanaan yang didasrkan penelitian
Perencanaan yang berkualitas perlu didukung suatu data yang lengkap dan akurat melalui suatu penelitian.
6) Perencanaan akan menghindari under dan over planning.
Perencanaan yang baik akan menentukan mutu kegiatan-kegiatan yang diselenggarakan.
2. Prinsip-prinsip pengelolaan administrasi keuangan sekolah
Manajemen keuangan sekolah perlu memperhatikan sejumlah prinsip. Undang-undang No 20 Tahun 2003 pasal 48 menyatakan bahwa pengelolaan dana pendidikan berdasarkan pada prinsip keadilan, efisiensi, transparansi, dan akuntabilitas publik. Disamping itu prinsip efektivitas juga perlu mendapat penekanan. Berikut ini dibahas masing-masing prinsip tersebut, yaitu transparansi, akuntabilitas, efektivitas, dan efisiensi.
1. Transparansi
Transparan berarti adanya keterbukaan. Transparan di bidang manajemen berarti adanya keterbukaan dalam mengelola suatu kegiatan. Di lembaga pendidikan, bidang manajemen keuangan yang transparan berarti adanya keterbukaan dalam manajemen keuangan lembaga pendidikan, yaitu keterbukaan sumber keuangan dan jumlahnya, rincian penggunaan, dan pertanggungjawabannya harus jelas sehingga bisa memudahkan pihak-pihak yang berkepentingan untuk mengetahuinya. Transparansi keuangan sangat diperlukan dalam rangka meningkatkan dukungan orang tua, masyarakat dan pemerintah dalam penyelenggaraan seluruh program pendidikan di sekolah. Disamping itu transparansi dapat menciptakan kepercayaan timbal balik antara pemerintah, masyarakat, orang tua siswa dan warga sekolah melalui penyediaan informasi dan menjamin kemudahan di dalam memperoleh informasi yang akurat dan memadai.
Beberapa informasi keuangan yang bebas diketahui oleh semua warga sekolah dan orang tua siswa misalnya rencana anggaran pendapatan dan belanja sekolah (RAPBS) bisa ditempel di papan pengumuman di ruang guru atau di depan ruang tata usaha sehingga bagi siapa saja yang membutuhkan informasi itu dapat dengan mudah mendapatkannya. Orang tua siswa bisa mengetahui berapa jumlah uang yang diterima sekolah dari orang tua siswa dan digunakan untuk apa saja uang itu. Perolehan informasi ini menambah kepercayaan orang tua siswa terhadap sekolah.[5]
2. Akuntabilitas
Akuntabilitas adalah kondisi seseorang yang dinilai oleh orang lain karena kualitas performansinya dalam menyelesaikan tugas untuk mencapai tujuan yang menjadi tanggung jawabnya. Akuntabilitas di dalam manajemen keuangan berarti penggunaan uang sekolah dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan perencanaan yang telah ditetapkan. Berdasarkan perencanaan yang telah ditetapkan dan peraturan yang berlaku maka pihak sekolah membelanjakan uang secara bertanggung jawab. Pertanggungjawaban dapat dilakukan kepada orang tua, masyarakat dan pemerintah. Ada tiga pilar utama yang menjadi prasyarat terbangunnya akuntabilitas, yaitu (1) adanya transparansi para penyelenggara sekolah dengan menerima masukan dan mengikutsertakan berbagai komponen dalam mengelola sekolah , (2) adanya standar kinerja di setiap institusi yang dapat diukur dalam melaksanakan tugas, fungsi dan wewenangnya, (3) adanya partisipasi untuk saling menciptakan suasana kondusif dalam menciptakan pelayanan masyarakat dengan prosedur yang mudah, biaya yang murah dan pelayanan yang cepat
3. Efektivitas
Efektif seringkali diartikan sebagai pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Garner(2004) mendefinisikan efektivitas lebih dalam lagi, karena sebenarnya efektivitas tidak berhenti sampai tujuan tercapai tetapi sampai pada kualitatif hasil yang dikaitkan dengan pencapaian visi lembaga. Effectiveness ”characterized by qualitative outcomes”. Efektivitas lebih menekankan pada kualitatif outcomes. Manajemen keuangan dikatakan memenuhi prinsip efektivitas kalau kegiatan yang dilakukan dapat mengatur keuangan untuk membiayai aktivitas dalam rangka mencapai tujuan lembaga yang bersangkutan dan kualitatif outcomes-nya sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
4. Efisiensi
Efisiensi berkaitan dengan kuantitas hasil suatu kegiatan. Efficiency ”characterized by quantitative outputs” (Garner,2004). Efisiensi adalah perbandingan yang terbaik antara masukan (input) dan keluaran (out put) atau antara daya dan hasil. Daya yang dimaksud meliputi tenaga, pikiran, waktu, biaya. Perbandingan tersebut dapat dilihat dari dua hal:[6]
a. Dilihat dari segi penggunaan waktu, tenaga dan biaya:
Kegiatan dapat dikatakan efisien kalau penggunaan waktu, tenaga dan biaya yang sekecil-kecilnya dapat mencapai hasil yang ditetapkan.
b. Dilihat dari segi hasil
Kegiatan dapat dikatakan efisien kalau dengan penggunaan waktu, tenaga dan biaya tertentu memberikan hasil sebanyak-banyaknya baik kuantitas maupun kualitasnya.
3. Organisasi dan Koordinasi
Kepala sekolah dituntut untuk dapat mengorganisasikan dengan menetapkan orang-orang yang akan melaksanakan tugas pekerjaan, membagi tugas, dan menetapkan kedudukan, serta hubungan kerja satu dengan lainnya agar tidak terjadi benturan dan kesimpangsiuran satu dengan lainnya. Orang-orang yang diperlukan untuk mengelola kegiatan dana di sekolah antara lain:
1) Bendahara
2) Pemegang buku kas umum
3) Pemegang Buku Pembantu Mata Anggaran, Buku Bank, Buku Pajak Regristasi
SPM, dan lain-lain.
4) Pembuat Laporan dan Pembuat Arsip Pertanggungjawaban Keuangan.
4. Pelaksanaan
Staf yang dipilih untuk untuk membantu pengelolaan keuangan sekolah dituntut untuk memahami tugasnya sebagai berikut:[7]
Staf yang dipilih untuk untuk membantu pengelolaan keuangan sekolah dituntut untuk memahami tugasnya sebagai berikut:[7]
1) paham pembukuan;
2) memahami peraturan yang berlaku dalam penyelenggaraan administrasi keuangan;
3) layak dan mempunyai dedikasi tinggi terhadap pimpinan dan tugas;
4) memahami bahwa bekerja di bidang keuangan adalah pelayanan;
5) kurang tanggapnya bagian keuangan akan dapat mempengaruhi kelancaran pencapaian tujuan.
5. Tata Usaha Bendaharawan
TATA USAHA : Segenap rangkaian aktivitas yang menghimpun, memcatat, mengolah, menggunakan , mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang perlu dalam setiap organisasi.
Ketatausahaan keuangan sekolah diselenggarakan dengan berpedoman pada keputusan Presiden No. 24 tahun 1995 tentang pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara dan Keputusan Menteri Pendidikan Nasional serta Menteri Keuangan. Setiap transaksi keuangan yang berakibat Penerimaan maupun Pengeluaran/pembayaran Uang wajib dicatat oleh bendaharawan dalam buku yang sudah ditentukan[8].
Penerimaan dan Pengeluaran Keuangan Sekolah harus dipertanggung jawabkan menurut sumbernya. Penerimaan yang bersumber dari Pemerintah dipertanggungjawabkan kepada Pemerintah sesuai dengan peraturan dan ketentuan yang berlaku. Sedangkan penerimaan yang bersumber dari bantuan Masyarakat dipertanggungjawabkan kepada BP.3 dan dilaporkan kepada Pemerintah.
BENDAHARAWAN
Adalah mereka yang ditugaskan untuk menerima, menyimpan, membayar, mengeluarkan/menyerahkan Uang daerah, surat-surat berharga dan barang milik Daerah dan bertanggung jawab kepada Kepala Daerah.
Adalah mereka yang ditugaskan untuk menerima, menyimpan, membayar, mengeluarkan/menyerahkan Uang daerah, surat-surat berharga dan barang milik Daerah dan bertanggung jawab kepada Kepala Daerah.
TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB BENDAHARAWAN.
1. Menerima, menyimpan dan memelihara serta menyerahkan Uang/barang milik Daerah.
2. Menyelenggarakan tata usaha, baik uang maupun barang milik Daerah secara tertib dan teratur.
3. Mengerjakan buku kas / buku barang dan buku-buku lainnya sesuai dengan ketentuan.
4. Menyusun dokumen / bukti-bukti secara tertib dan teratur
5. Membuat laporan baik secara priodik maupun triwulan.
6. Membuat perhitungan / pertanggung jawaban kepada Kepala Daerah
7. Bendahara bertanggung jawab kepada kepala Daerah mengenai barang / uang yang diurusnya dari kerugian, hilang, rusak akibat kelalaian.
6. Pengawasan
Pengawasan merupakan salah satu fungsi manajemen yang diharapkan mampu mencegah timbulnya penyimpangan atau kesalahan dalam pelaksanaan. Hal ini perlu dilakukan sebagai usaha sistematik untuk menetapakan standar pelaksaan dengan tujuan perencanaan, merancang sistem informasi, umpan balik, membandingkan kegiatan nyata denagn standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengatur penyimpangan-penyimpangan, serta mengambil koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya sekolah dipergunakan dengan cara yang oaling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan sekolah. Dengan pengawasan (controlling) diharapkan penyimpangan yang mungkin terjadi dapat ditekan sehingga kerugian dapat dihindari. Untuk itu, Kepala sekolah dituntut untuk memahami secara garis besar pekerjaan yang dilakukan oleh pelaksana administrasi keuangan, dan paham peraturan-peraturan pemerintah yang mengatur tentang penggunaan dan pertanggungjawaban serta pengadministrasian uang negara.
7. Rencana Anggaran dan Sumber Dana Sekolah
Anggaran belanja adalah suatu pernyataan yang terurai tentang sumber-sumber keuangan yang perlu untuk melaksanakan berbagai program sekolah selama periode satu tahun fiskal. Proses pembuatan anggaran pendidikan melibatkan penentuan pengeluaran maupun pendapatan yang bertalian dengan keseluruhan operasi sekolah.[9]
a. Jenis Kegiatan
a) Kegiatan operasi, yaitu kegiatan-kegiatan dengan menggunakan alat atau tanpa alat yang berkaitan dengan proses belajar mengajar baik dalam maupu di luar kelas.
b) Kegiatan Perawatan, yaitu kegiatan perawatan yang dilakukan untuk memelihara dan memperbaiki sarana dan prasarana yang ada di sekolah agar sarana prasaran tersebut dapat berfungsi dalam menunjang kelancaran proses belajar mengajar.
b. Sumber Dana
Sumber dana untuk penyelenggaraan kegiatan pendidikan di sekolah, yaitu:
a) Dari pemerintah berupa:
a) Dari pemerintah berupa:
- Anggaran Rutin (DIK)
- Anggaran Operasional, pembangunan dan perawatan (OPF)
- Dana Penunjang Pendidikan (DPP)
b) Dari orang tua siswa, adalah dana yang dikumpulkan dari pengurus BP3/ komite sekolah dari orang tua siswa.
c) Dari masyarakat, misalnya: sumbangan perusahaan industri, lembaga sosial donatur, tokoh masyarakat, alumni, dsb.
c. 3) Penyususnan Rencana Operasional (RENOP)
Dalam penyususnan RENOP sebaiknya menempuh kebijakan berimbang, dan pelaksanaan operasional di sekolah membentuk team work yang terdiri dari para wakil kepala sekolah dibantu para wakil kepala sekolah dibantu beberapa guru senior. Atas dasar hasil kerja team tersebut baru dibahas dalam forum rapat dewan guru dan nara sumber lain yang dianggap perlu, sehingga akan bertanggung jawab terhadap keberhasilan rencana tersebut.
Untuk memformat program kerja tersebut, langkah-langkah yang dilakukan :
a) Menginventarisir kegiatan sekolah pada tahun ajaran mendatang
a) Menginventarisir kegiatan sekolah pada tahun ajaran mendatang
b) Menyusun list kegiatan menurut sekolah prioritas
c) Menentukan sasaran atau volume
d) Menentukan unit cost dengan membandingkan unit cost atau penjajakan ke jalan
e) Menghimpun data pendukung :
e) Menghimpun data pendukung :
• Data sekolah ( murid, guru, pegawai, pesuruh, jam mengajar, praktik laboratorium)
• Data fisik ( gedung, ruang kepsek, ruang guru, ruang laboratorium, WC, dan lain-lain)
f) Membuat kertas kerja dan laporan
• Data fisik ( gedung, ruang kepsek, ruang guru, ruang laboratorium, WC, dan lain-lain)
f) Membuat kertas kerja dan laporan
g) Menentukan sumber dana dan pembenaan anggaran
h) Menuangkan dalam format baku untuk usulan RENOP
i) Proses usulan atau pengiriman
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Manajemen keuangan merupakan salah satu substansi manajamen sekolah yang akan turut menentukan berjalannya kegiatan pendidikan di sekolah. manajemen keuangan merupakan tindakan pengurusan/ketatausahaan keuangan yang meliputi pencatatan, perencanaan, pelaksanaan, pertanggungjawaban dan pelaporan Dengan demikian, manajemen keuangan sekolah dapat diartikan sebagai rangkaian aktivitas mengatur keuangan sekolah mulai dari perencanaan, pembukuan, pembelanjaan, pengawasan dan pertanggung-jawaban keuangan sekolah.
Melalui kegiatan manajemen keuangan maka kebutuhan pendanaan kegiatan sekolah dapat direncanakan, diupayakan pengadaannya, dibukukan secara transparan, dan digunakan untuk membiayai pelaksanaan program sekolah secara efektif dan efisien. Untuk itu tujuan manajemen keuangan adalah untuk Meningkatkan efektivitas dan efisiensi penggunaan keuangan sekolah, meningkatkan akuntabilitas dan transparansi keuangan sekolah dan untuk meminimalkan penyalahgunaan anggaran sekolah.
Pengelolaan administrasi keuangan sekolah perlu diawali dengan perencanaan yang sebaik-baiknya karena perencanaan akan menjadi peta atau pedoman jalannya pengelolaan administrasi keuangan sekolah. Pengelolaan administrasi keuangan juga perlu menerapkan prinsip-prinsip agar dalam pelaksanaannya dapat berjalan sesuai dengan perencanaan, dapat berjalan dengan transparan, efektif dan efisien, serta dapat dipertanggungjawabkan.
DAFTAR PUSTAKA
Departemen Pendidikan Nasional. 2002. Manajemen Keuangan. Materi Pelatihan Terpadu untuk Kepala Sekolah. Jakarta: Dirjen Dikdasmen, Direktorat Pendidikan Lanjutan Tingkat Pertama.
Kadarman, A.M. dan Udaya, Jusuf. 1992. Pengantar Ilmu Manajemen: Buku Panduan Mahasiswa. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.
Nur Munajat. Hand Out Mata Kuliah Administrasi pendidikan
Sutarsih, Cicih. Tanpa tahun. Administrasi Keuangan Sekolah. Jakarta:
Manullang, M. 1990. Dasar-dasar Manajemen. Jakarta: Ghalia Indonesia
Widjanarko, M. dan Sahertian, P.A. 1996/1997. Manajemen Keuangan Sekolah. Bahan Pelatihan Manajemen Pendidikan bagi Kepala SMU se- Indonesia di Malang
Undang-undang No 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional. Jakarta: CV Tamita Utama
Keppres No. 24 Tahun 1995 Tentang pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara dan Keputusan Menteri Pendidikan Nasional serta Menteri Keuangan
http://www.sekolahdasar.net/2010/07/administrasi-keuangan.html
http://abahtika.blogspot.com/2007/07/administrasi-keuangan-sekolah.html
[1] Departemen Pendidikan Nasional. 2002. Manajemen Keuangan. Materi Pelatihan Terpadu untuk Kepala Sekolah. Jakarta: Dirjen Dikdasmen, Direktorat Pendidikan Lanjutan Tingkat Pertama
[2] Kadarman, A.M. dan Udaya, Jusuf. 1992. Pengantar Ilmu Manajemen: Buku Panduan Mahasiswa. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.
[4] Sutarsih, Cicih. Tanpa tahun. Administrasi Keuangan Sekolah.
[5] Manullang, M. 1990. Dasar-dasar Manajemen. Jakarta: Ghalia Indonesia.
[6] Nur Munajat. Hand Out Mata Kuliah Administrasi pendidikan
[7] Widjanarko, M. dan Sahertian, P.A. 1996/1997. Manajemen Keuangan Sekolah. Bahan Pelatihan Manajemen Pendidikan bagi Kepala SMU se- Indonesia di Malang
[8] Keppres No. 24 Tahun 1995 Tentang pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara dan Keputusan Menteri Pendidikan Nasional serta Menteri Keuangan
[9] Ibid no. 1